Periodisk fakturering

Ved generell fakturering med fokus på en periode/dag åpnes fakturabildet fra hovedmenyen på venstre side > Fakturering.

I dette bildet får du en oversikt over:

• Ordre som ligger klar til fakturering
• Ordre som har blitt fakturert/kreditert
• Varsling på manglende pris og KTF avvik
• Varsling på ordrelinjer med "Levert" status som har returtidspunkt før fakturaperiodens slutt
• Ordrelinjer med manglende KTF
• Fakturaer som ikke er sendt
• EHF/E-invoice som ikke er gått gjennom til kunden
• Historikk på utsendelse av faktura på e-post/EHF
• Filtrering på kunde, prosjekter, ordrenr. og fakturanr.
• Filtrering på avdeling, selger og avsluttede ordre/periodisk

Det er mulighet for å sortere stigende/synkende på utvalget ved å trykke direkte på gjeldene kolonne (overskrift) og ta ut rapporter i Excel.

Fakturabildet kan også åpnes ved å trykke på "Faktura" knappen inne i ordrebildet.

Kommer da inn i fakturabildet og filteret er satt på ordrenummeret. Det kan faktureres eller se hva som har blitt fakturert på denne spesifikke ordren. Her kan man få opp det som er fakturert og det som ligger til fakturering i samme bildet:

Det er faktureringsregelen som bestemmer hvilken dato som står i feltet "Til fakt." (første kolonne).

Valg av faktureringsfrekvens ser du på bildet under:

• I det første valget velger du hvilken dag kontaktens ordre skal fakturere, samt hyppighet (antall måned/måneder). Skal det alltid faktureres siste dag i mnd. velges dag 31 hver 1 måned (som vist på bildet).
• Ved valg nummer 2 vil ordren dukke opp til fakturering 2 ganger per måned
  • Etterskuddsvis: den 15. og siste dagen i mmd.
  • Forskuddsvis: den 01. og den 16. dag hver mnd.
• I det siste valget kan man sette opp at ordren skal faktureres ved et gitt intervall.

Inne på ordren kan man trykke på "Avslutt ordre - sluttfakturer" eller "Utsett 1.fakturaperiode:

• Avslutt ordre - sluttfakturer: Programmet oppretter en sluttfaktura som blir lagt til fakturering samme dag. Kriteriene for at denne kan hukes på er at alle ordrelinjer må være returnert og KTF må være huket på.

  Har man valgt "Retur kontrollert-status påkrevd for å avslutte ordre", må alle retursedlene ha Retur kontrollert status for at ordren kan avsluttes

  

   

• Utsett 1.fakturaperiode: Velges dersom man starter en ordre på slutten av en faktureringsperiode og ønsker at de siste dagene i perioden skal dukke opp på neste fakturaperiode. 

  Dette vil kun gjelde for første fakturaperiode.

  
   

   

Huskeregler ved fakturering, se mer informasjon her:

Før du setter i gang med faktureringen anbefaler vi at du sjekker: 

• "Manglende KTF" under "Annet" i faktureringsbildet
• Ordre-faktura oppfølging (Oversiktsbildet > Oppfølging) 

Periode:

Du kan velge mellom "Fakturert" eller "Til fakturering". Valget står standard på "Til fakturering".

Faktureringsperioden (til datoen) står alltid til dagens dato når du kommer inn i fakturabildet.

Denne datoen må endres til siste dagen i perioden du ønsker å fakturere, for eks. 31.03.26 når du skal fakturere mars måned.

"Fra" datoen er en innstilling som hentes fra Innstillinger> Standardoppsett> Faktura.
 

Det er anbefalt å sette "fra" datoen tilbake i tid slik at man får med seg linjer som kan dukke opp til fakturering ved et senere tidspunkt, som for eksempel forbruk av salgsvarer, renhold og vedlikehold etter returtidspunktet.

Type:

• Fakturering: Vanlig periodisk fakturering
• Prosjektfakturering: Samlefaktura pr. prosjekt
• Samlefaktura: En faktura per periode for alle ordre til kunden

Valget står standard på "Fakturering" når man åpner fakturabildet.

Under "type" kan du velge å skjule:

• Kontantnota: opprettes for det meste i direktefakturabildet når kunden skal betale med kort/kontant. Mange velger derfor å skjule kontantnota når man fakturerer periodisk.
• Ordre med avmeldte ordrelinjer: man ønsker ikke å fakturere ordren(e) før produktene er returnert og vedlikehold, service og andre omkostninger er lagt inn på ordren.
• Ordre med returnerte ordrelinjer: bruker man status "Retur kontrollert" så ønsker man ikke å fakturere ordren(e) før retursedlene har denne statusen. Vedlikehold, service og andre omkostninger har da blitt lagt inn på ordren. "Retur kontrollert" er en ekstra status man kan aktivere under "Innstillinger> Standardregister> Tilbud/Ordre".
• Fakturaer som ikke skal sendes til kunde: ta bort avkrysningen på faktura/kreditnota som ikke skal sendes til kunden i kolonnen helt til høyre. Velger man å skjule fakturaer som ikke skal sendes til kunden forsvinner disse fra listen.

På "Innstillinger> Standardoppsett> Faktura" kan du huke på/av hva du ønsker å skjule.

Valgene kommer da opp som standard når du åpner fakturabildet, men det kan endres i faktureringsbildet
 

Filter:

Her kan du søke på kunde, prosjekt, ordrenr. og fakturanr.

Du kan enkelt nullstille filtreringen din ved å trykke på "nullstill knappen" øverst på høyre side.

Oppfølging på utsendelse av faktura ("Fakturert" og "Annet"):

Når du skal følge opp utsendelse på faktura kan du filtrere på følgende status: Alle, Ikke sendt, Sender, Sendt.

Ønsket status kan kombineres med ulike filter som ligger under "Annet".

Her sjekker du opp om det kan være e-post/EHF faktura som ikke har blitt sendt til kunden, EHF som har feilet og faktura som skal sendes i posten til kunden som ikke har blitt skrevet ut.

Du finner også linker til "fakturaer som ikke er sendt" og EHF som har feilet (ikke OK) til høyre i fakturabildet.

Telleren (tallet i parentes) viser antall faktura som ikke er sendt/EHF som har feilet i perioden som vises når man åpner fakturabildet (standard fra-tidspunktet til dagens dato).

Andre filtreringer under "Annet":

• Avdeling: her kan du filtrere på ønsket avdeling
• Selger: her kan du filtrere på ønsket selger
• Fakt.type: her kan du filtrere på korttidsleie (avsluttede ordre) eller langtidsleie (periodisk)

Fakturerte ordre (Til fakturering) 

Har du aktivert ordrelinjeutvidelse, under Innstilling> Standardoppsett> Tilbud/Ordre, blir utvidelsen kjørt på natten. Du bør derfor vente med å fakturere til utvidelsen har blitt kjørt. For eksempel hvis du skal fakturere hele august mnd. så bør du vente med å fakturere til 01. september slik at du får med deg siste dagen i mnd. Fakturerer du før ordrelinjeutvidelsen har blitt kjørt så kommer de dagene som enda ikke har blitt utvidet på neste faktura.

Hva må man gjøre før man fakturerer:

• Velg inn riktig periode: "Fra datoen" bør settes noen måned tilbake i tid i tilfelle det har dukket opp mer til fakturering i ettertid av en månedsfakturering. "Til datoen" du setter inn indikerer at du skal fakturere til og med denne datoen. Skal du fakturere mars måned så setter du "Til datoen" til 31.03 (se bildet under). 
• Sett riktig fakturadato: Systemet velger automatisk dagens dato, men det er mulig å overstyre denne. Fakturadatoen er førende for hvilken periode inntekten skal føres på, ifht. eksport til regnskap og grunnlag for rapporter. Fakturadatoen bør derfor settes til den måneden hvor inntekten skal komme. Er man i april og man fakturerer ordre som skal føres på mars må fakturadatoen settes til en dag i mars, for eksempel 31.03.
• Sjekk opp i varseltrekanter før du fakturerer: Det dukker opp varseltrekant på manglende pris, KTF avvik og ordrelinjer i leie som har returtidspunkt før fakturaperiodens slutt.
• Velg riktig type fakturering: Velg om du skal fakturer periodisk, prosjektfakturering og samlefakturering på en gang eller dele opp disse. Du kan også filtrere på avdeling, selger, og avsluttede ordre/periodisk.

Varsel på fakturadato

Aktiver varsling på fakturadato under Innstillinger > Standardoppsett > Faktura:

Du får da en påminnelse om å sette riktig fakturadato hver gang du trykker "Fakturer/Krediter" knappen:

Du har følgende valg når du fakturerer: 

• Fakturer en og en ordre: merk ordren du skal fakturere ved å merke den hvite firkanten på venstre side. Ønsker du å sjekke ordren før du fakturerer kan du trykke på ordrenummeret (som er en link) . Da åpner ordren i en ny fane. Linjen blir da markeret med rød skrift for å indikere at du kanskje har gjort en endring som kan ha endret fakturagrunnlaget. Du må derfor trykke på "Oppdater" knappen før du kan fakturere. "Fakturer" og "fakturer + send" knappene er derfor grået ut helt til man trykker på "Oppdater" knappen. Krysset du har satt på valgt(e) linje/linjer blir husket etter at du har oppdatert, slik at du kan trykke direkte på "Fakturer" eller "Fakturer + send" knappen.

• Fakturer alle: Velger du "Fakturer alle" så blir alle ordre i bildet fakturert. Du kan velge "Fakturer alle og send" hvis du skal sende/skrive ut fakturaene med en gang. Utskrift og utsendelses bildet åpner seg.

• Fakturer alle uten varsle: Velger du denne så fakturerer du alle ordre som ikke har varsel. Du kan da sjekke opp i varslingen før du fakturerer resten. Du kan velge "Fakturer alle uten varsel og send" hvis du skal sende/skrive ut fakturaene med en gang. Utskrift og utsendelses bildet åpner seg.

   

Utskrift og utsendelse av faktura og kreditnota:

• Trykk "Utskrift (direkte)" hvis du har aktivert direkteprint og ønsker å skrive ut faktura. Ta kontakt med support hvis du ønsker å aktivere dette. Har du ikke aktivert direkteprint så trykk på "PDF" for å skrive ut faktura
• Trykk "Send e-post/EHF" for å sende elektronisk faktura
• Velg "En samlet e-post per kunde" hvis du ønsker at fakturaene til samme e-post adresse skal gis per kunde

Når du har trykket på "Send e-post/EHF" knappen vil e-post status endres til "Sender" og du kan da lukke ned bildet. Utsending av faktura skjer ca. hvert 10. minutt og derfor blir ikke statusen endret til "Sendt" med en gang.

Mail/EHF historikk: 

Når du har sendt en faktura på e-post/EHF kan du trykke på linken i kolonnen "Status" for å få mer informasjon om utsendelsen.

Her kan du blant annet se hvilken dato og klokkeslett fakturaen er sendt og hvilken mottaker den er sendt til.

Kommunikasjons historikk finner du også:

• I ordrebildet (utskriftsknappen, pakk- og returseddel)
• Kundekortet (egen fane)