En ordre kan faktureres direkte eller den kan faktureres periodisk.
Det er en rekke valg og innstillinger som kan gjøres for installasjonen, per kunde, produktgruppe, produkttype og faktureringsperiode.
Generelle innstillinger
-
Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser finner du under "Innstillinger> Standardregistre > Betalingsbetingelser".
Her registreres hvilke betalingsbetingelser som skal være tilgjengelig i systemet.
-
Betalingsfrie dager
Betalingsfrie dager finner du under "Innstillinger> Standardregistre> Betalingsfrie dager".
Her registreres hvilke dager/perioder som skal trekkes fra i den periodiske faktureringsrutinen.
De røde dagene legges inn i alle baser av Infobric.
Hvilke ordrelinjer som får betalingsfrie dager, kan leses mer om her.
-
Faktureringsregler
Hvilken faktureringsregel som skal gjelde ved opprettelse av nye kontakter (kunder) registreres under "Innstillinger> Standardoppsett> Kontakt":
Faktureringsregelen kan endres på kontaktkortet eller på ordren under fanen "Finans".
-
Fakturainnstillinger
Fakturainnstillinger finner du under "Innstilinger> Standardoppsett> Faktura"
Her finner du også utskriftsinnstillinger for faktura.
Kontaktkortet (kundekortet)
Verdiene man setter inn på kontaktkortet benyttes som standard ved opprettelse av tilbud og ordre.
Ordrebildet
Ved opprettelse av nye ordre arves faktureringsregel og andre innstillinger for fakturering fra kontaktkortet.
Disse verdienen ligger under fanen "Finans" nederst i ordrebildet og kan overstyres på ordren:
KTF kan hukes på og av inne i ordrebildet på hver enkelt ordrelinje, men regelen for når et produkt skal settes "Klar til fakturering" settes inne på produktkortet (se mer informasjon i kapittel 4 om KTF).
KTF
Når produktene er satt "Klar til fakturering" (KTF) vil de dukke opp til fakturering i fakturabildet (periodisk eller direkte) på angitt dato for fakturering.
Man kan ikke sette KTF på et tilbehør da disse produktene ikke skal faktureres. Dette er produkter som ofte følger med et hovedprodukt, som ikke skal belastes kunden.
Inne på produktkortet settes regelen for når et produkt skal være "Klart til fakturering" (KTF).
Regelen varierer i forhold til produktets egenskaper.
Inne på produktkortet kan man velge hvilken status (bestilt, levert eller returnert) KTF skal settes automatisk på for bruktsalg og salgsprodukter:
For leie- og innleide produkter er det en fast regel at KTF settes automatisk ved status "Levert".
Du kan huke av/på automatisk KTF ved levering av leie og innleide produkter på "Innstillinger> Standardoppsett> Tilbud/Ordre.
Når automatisk KTF ved levering av leie/innleide produkter er huket på kan du se dette inne på produktkortet.
Da står KTF automatisk til "Levert".
Når denne innstillingen ikke er huket på står det "Ingen valgt" inne på produktkortet.
Da må KTF hukes på manuelt på hver ordrelinje inne på ordren.
Samlefakturering pr. kunde
Inne på kundekortet kan man huke på valget for samlefaktura.
Oppretter man flere ordre på en kunde som har samlefaktura får denne kunden 1 faktura for alle ordre i gjeldene fakturaperiode.
Valget kan overstyres pr. ordre i fanen "Finans".
Når man har samlefakturering blir faktureringsregelen på ordren låst. Ønsker man å endre faktureringsregel må dette gjøres inne på kontaktkortet (kundekortet).
Ved fakturering velger du Samlefaktura under "Type" i fakturabildet:
Prosjektfakturering
Ønsker du samlefaktura pr. prosjekt kan dette aktiveres inne på prosjektet, som ligger registrert på kontaktkortet (kundekortet) hvis det er et kundeprosjekt.
Prosjektfakturering for fellesprosjekt aktiveres inne på prosjektet som ligger under "Kontakter> Fellesprosjekt"
Dette krysset arves inn på ordren og kan overstyres der (samme som samlefaktura).
Ønsker man å endre faktureringsregelen, når man har prosjektfakturering, må dette gjøre inne på kundekortet.
Samlefaktura og prosjektfaktura må faktureres i det periodiske faktureringsbildet hvis man skal få flere ordre på 1 faktura.
Direktefakturering åpnes inne på hver ordre og du fakturerer da kun gjeldene ordre.
Søke på et spesifikt fakturanr.
Søkemulighetene finner man øverst til høyre i alle Onlet bilder.
For å få opp fakturanr. i søkeresultatet må faktura være valgt på under "tannhjulet" .
Skriv inn fakturanr. i universalsøket og trykk direkte på søkeresultatet
Da kommer man direkte inn i det periodiske faktureringsbildet og valgt fakturanr. vises:
Sending av faktura
- Faktura pr. post
- Faktura pr. e-post
- Elektronisk handelsformat (EHF)