I dette bildet kan du direktefakturere kunden og overstyre betalingsmåte og forfallsdato. Dette blir ofte benyttet til privatkunder som skal gjøre opp ved leveringstidspunktet.
I ordrebildet trykker du på "Direktefaktura" på toppmenyen når du ønsker å fakturere gjeldene ordre.
Tallet i parentes viser antall faktura/kreditnota knyttet til ordren.
I direktefakturabildet ser du linjer som er klar til fakturering (KTF). Her kan du forhåndsvise fakturaen før du fakturerer og evt. sender til kunden. Du kan velge å fakturere hele eller deler av en leieperiode. Fakturaen kan også krediteres, faktureres på nytt og sendes/skrives ut i dette bildet.
Nederst til høyre finner du totalsummen både eks. moms og inkl. moms som gjenspeiler fakturaen.
Nederst til venstre ser du alle fakturaer/kreditnotaer som har blitt opprettet på ordren.
Det dukker opp en varseltrekant med tooltipvisning som informerer om manglende KTF eller manglende pris på en eller flere ordrelinjer inne på ordren:
Du kan enkelt hoppe tilbake til ordrebildet ved å trykke på "Ordre" på toppmenyen:
Fakturadato:
Her setter du inn dato for faktureringen. Systemet velger automatisk dagens dato, men det er mulig å overstyre denne. Fakturadatoen er førende for hvilken periode inntekten skal føres på, ifht. eksport til regnskap og grunnlag for rapporter. Fakturadatoen bør derfor settes til den måneden hvor inntekten skal komme. Er man i september og man ønsker å fakturere en ordre som skal føres på august, må fakturadatoen settes til en dag i august.
Det er fakturadatoen som bestemmer hvilke verdier som skal vises i de ulike rapportene under "Økonomi". Det er kun rapporten "Fakturerte produkter (spesial)" som viser hva som faktisk er fakturert i en valgt leieperiode, uavhengig av fakturaens fakturadato.
Ønsker du varsel på fakturadato hver gang du fakturerer kan dette aktiveres under Innstillinger > Standardoppsett > Faktura:
Er denne innstillingen aktivert får du en påminnelse på fakturadato når du trykker på "Fakturer/Krediter" knappene:
Når man endrer fakturadatoen så endrer også forfallsdatoen seg. Ønsker man at forfallsdatoen skal bli stående så kan man sette på denne innstillingen under standardoppsett > faktura:
Betalingsmåte og Forfallsdato:
"Betalingsmåte" og "Forfallsdato" hentes fra kundekortet, men kan overstyres i direktefakturabildet.
Betaler kunden med kort/kontant i butikken så må betalingsmåte endres til "BankAxept" ved kortbetaling eller "Kontant" ved kontantbetaling. Da genereres en kontantnota som ikke inneholder forfallsdato eller KID-nummer.
Kontantoppgjør kan opprettes under "Rapporter> Økonomi> Kontantoppgjør" etter ønsket intervall.
Her finnes også Kontantoppgjørshistorikk som kan eksporteres til Excel eller sendes på e-post.
Referanse og Fakturamerknad
Dette er felter som hentes fra ordrebildet men kan overstyres i direktefakturabildet.
Tar man bort innholdet i disse feltene så forsvinner det ikke fra ordrebildet men kun på gjeldene faktura.
Referansefeltet hentes fra fanen "Nøkkelinfo".
Fakturamerknadsfeltet hentes fra fanen "Finans".
Faktureringsperiode til (Fakt.per(til)):
Det er faktureringsregelen som styrer datoen som vises i "Fakt.per(til) feltet.
Det blir fakturert til og med datoen som vises her.
Har kunde fakturering siste dagen i måneden så er det alltid siste dagen i inneværende måned som vises her.
Skal du for eksempel kun fakturere Mars måned så må datoen endres til 31.03.2026 + trykke "Oppdater" knappen.
Går leieperioden over to faktureringsperioder så kan du trykke på knappen "Hele perioden" for å få hele leieperioden på 1 faktura.
Fakturering og sending av faktura
Når du har valgt riktig fakturadato, riktig periode og er klar til å fakturere har du 3 alternativer (avhengig av om innstillingene tilsier om du skal sende faktura til kundene eller ikke):
- Fakturer
- Fakturer + send
- Fakturer + ordredok
Valget ditt blir husket på brukernivå men kan selvfølgelig overstyres neste gang du skal fakturere.
Fakturer: Trykk på denne hvis du kun skal opprette faktura og ikke sende til kunde. Fakturaen legger seg i historikken nederst i bildet. Her kan du forhåndsvise, kreditere eller skrive ut/sende til kunden.
Fakturer + send: Trykk på denne hvis du skal opprette faktura og sende til kunde.
Utskrift og utsendelsesbildet åpner seg og henter betalingsmåte fra kundekortet (skriv ut/post, mail eller EHF). Dette kan overstyres i dette bildet.
- Skal du sende faktura i posten til kunden må du huke på "Skriv ut" og trykke "Utskrift" hvis du har satt opp direkteprint eller PDF for å skrive ut fakturaen.
- Skal du sende på e-post må du huke på "E-post" og skrive inn e-postadressen til mottaker (semikolon for flere e-post adresser).
- Skal du sende på EHF må du huke på "EHF" og skive inn organisasjonsnummeret i e-postadresse feltet.
Ved sending av e-post og EHF må du trykke på "Send e-post/EHF" knappen for at fakturaen skal sendes.
Når du har trykket på "Send e-post/EHF" knappen vil e-poststatus endres til "Sender" og du kan da lukke ned bildet. Utsending av faktura skjer ca. hvert 10. minutt og derfor blir ikke statusen endret til "Sendt" med en gang.
Fakturer + ordredok: Trykk på denne hvis du skal sende/skrive ut andre dokumenter til kunden i tillegg til fakturaen. Når du trykker på denne knappen åpner utskriftsbildet seg og du kan sende/skrive ut faktura og andre ønskelige dokumenter:
Mail/EHF historikk:
Når du har sendt en faktura på e-post/EHF kan du trykke på linken på høyre side for å få mer informasjon om utsendelsen.
Her kan du blant annet se hvilken dato og klokkeslett fakturaen er sendt og hvilken mottaker den er sendt til.
Huskeregler ved fakturering:
- Sjekk om det varsles om manglene pris/KTF
- Sett riktig fakturadato
- Sett riktig betalingsmåte hvis en fakturakunde skal betale kontant eller en kontantkunde skal faktureres
- Sett riktig faktureringsperiode
- Forhåndsvis faktura for å sjekke at alt ser riktig ut
- Trykk fakturer, fakturer + send eller fakturer + ordredok
- Husk å trykke på "send e-post/EHF" knappen i utskrifts og utsendelsesbildet