I forbindelse med innføring av ny personvernlov er det gjort diverse tilpasninger i Onlet. Den nye personvernloven er basert på GDPR som er en forordning fra EU som gir EU- og EØS-borgere samme rettigheter. For bedriftene gjelder dette spesielt presisering av hvilket ansvar man har ifht håndtering av personopplysninger. Mer informasjon kan du finne på nettsidene til Datatilsynet.
Intershare ønsker selvsagt å være i tråd med dette regelverket. I den forbindelse har vi publisert vår Personvernerklæring på våre nettsider, samt utarbeidet en Databehandleravtale som regulerer hvordan personopplysninger i vårt kunde/leverandør-forhold skal ivaretas. Gi beskjed hvis dere ikke har mottatt Databehandleravtalen fra oss.
Hvert enkelt utleieselskap må ha et forhold til hvor lenge persondata skal bli liggende i Onlet. Det betyr at man ikke kan la avsluttede personforhold/informasjon bli liggende i systemet bare fordi det er «kjekt å ha». I rutinebeskrivelse for GDPR (personvernerklæring) til det enkelte utleieselskap bør det stå noe om hvor lenge dere tar vare på persondata og begrunne varigheten.
Det er opp til hvert utleieselskap å bedømme hvor lenge man skal ta vare på personopplysninger, og det er Intershare sin oppgave å gjøre tilpasninger i Onlet som gjør det mulig å slette/anonymisere persondata.
For Onlet dreier dette seg om:
- Mulighet til å slette/anonymisere kunder
- Mulighet til å slette/anonymisere kontaktpersoner
Forhold i Onlet som gjør at man kan ta vare på personopplysninger lengre enn din standard beskrevne oppbevaringstid ref. din personvernerklæring:
- Persondata i regnskapsbilag (faktura/kreditnota) skal tas vare på i minimum 5 år.
- Personer som har samtykket til at deres personopplysninger kan lagres lengre enn standard oppbevaringstid.
Når man skal «rydde» bort persondata som det ikke er grunnlag for å oppbevare, kan dette gjøres på 2 måter:
- Slette/anonymisere kunder og kontaktpersoner direkte fra kontakt-/kontaktpersonbildet
- Bulkvis slette/anonymisere kunder, kontaktpersoner, Onlet-brukere og faktura fra nytt Personvern-bilde som befinner seg under Kontakter/Personvern.
** Det er en egen tilgangsregel i Onlet som må aktiveres for at en bruker skal få tilgang til anonymiseringssystemet.
Sletting versus anonymisering:
- Privatkunder og kontaktpersoner som aldri har vært knyttet til et avtaleforhold, vil få hele kundekortet slettet!
- Privatkunder og kontaktpersoner som har vært knyttet til et tilbud/ordre, vil anonymiseres! Anonymisering vil si at kundekortet bevares, men alle data som kan identifisere kunden/kontaktpersonen får verdien «Anonymisert». Dette gjøres kun for feltet beregnet for persondata. Legger man persondata inn i et annet felt, for eksempel et merknadsfelt, så vil ikke dette bli anonymisert.
SLETTING/ANONYMISERING
Man vil kunne håndtere sletting/anonymisering av en kunde/kontaktperson direkte fra kontaktbildet, eller utføre bulkvis sletting/anonymisering fra nytt Personvern-bilde. Den siste metoden er en egen rutine som er laget for å kunne slette/anonymisere kunder og kontaktpersoner som ikke har hatt et aktivt avtaleforhold hos dere på X antall måneder. X settes av den enkelte utleier.
Ved anonymisering slettes alle data som ligger i felter som er beregnet for persondata, samt at enkelte påkrevde felter får kun verdien «Anonymisert …»
Generelt om sletting/anonymisering:
- Sletting eller anonymisering av en kunde/kontaktperson er ikke reverserbart!
- Anonymisering av en privatkunde/kontaktperson vil medføre en komplett sletting om kunden eller kontaktpersonen aldri har vært koblet til et avtaleforhold. Hvis kunden/kontaktpersonen har vært koblet til et avtaleforhold, vil kunden/kontaktpersonen kun anonymiseres.
- Ved anonymisering av en kunde, vil alle tilhørende kontaktpersoner også anonymiseres.
- Ved anonymisering av en kunde, vil ikke tilhørende faktura anonymiseres. Anonymisering av faktura følger regnskapsloven og håndteres særskilt fra nytt Personvern-bilde.
- Hvis det er hukket av for samtykke (nytt avhukningsfelt på privatkunder og kontaktpersoner) til lagring av persondata på kunden eller på kontaktpersonen, vil ikke disse dukke opp i bulk-anonymiseringsrutinen i Onlet. Ved anonymisering direkte fra kundebildet vil ikke denne samtykke-hukken tas hensyn til.
- Det er ikke mulig å anonymisere kunder/kontaktpersoner som er koblet til aktive ordre/tilbud.
- Ordren må være ferdigfakturert, avsluttet og faktura må være overført til regnskap (for de som eksporterer til regnskap). I tillegg må også siste leiedato (ikke betalbare dato) være passert.
- Tilbud: Det tas ikke hensyn til status på tilbudet. Det er tilbudets gyldighetsdato som styrer aktivitetssjekken.
- Anonymiseringssjekken tar hensyn til hvilken rolle kontaktpersonen har på en ordre. Det vi si at om en kontaktperson er fakturakontakt på en ordre, så vil man ikke kunne anonymisere denne før fakturaen er overført til regnskap. Ordrekontaktpersoner kan anonymiseres når ordren er markert for «Avsluttet».
- Det er mulig å kreditere en faktura hvor kunden er anonymisert, fordi kreditnotaen skal inneholde samme kunde-/personinfo som den tilhørende fakturaen. Men, ved kreditering skal man ikke få lov til å merke av at ordren skal faktureres på nytt.
- Man får ikke anonymisert en kunde som har en ordre med en kreditert faktura som er hukket av for at den skal faktureres på nytt. Hvis man ved kreditering velger at det ikke skal faktureres på nytt, vil man kunne anonymisere. Da får man ikke aktivert for ny fakturering.
- Alle filer som lagres i dokumentarkivet til Onlet, må gås igjennom manuelt ifht om noen av dem inneholder persondata.
- Anonymisering av Onlet-brukere gjøres fra Bulk-anonymiseringsbildet.
- Siden en anonymisering kun kan gjøres når alle tilknyttede faktura er eksportert til regnskap, vil det ikke overføres anonymiserte data, via våre eksportrutiner, til regnskapet.
Kontaktbildet
- Det er mulig å anonymisere både privat- og bedriftskunder. Dette for at man mer effektivt kan anonymisere tilhørende kontaktpersoner til et firma som har mange av dem. Man slipper da å ta en og en kontaktperson.
- Egen anonymiseringsknapp på kunde og på kontaktperson
- Kunde med tilbud som har passert tilbudsfrist, kan anonymiseres umiddelbart.
- Anonymiserte kunder dukker ikke opp i kundesøk, bortsett fra i Kontaktbildet når man har hukket av for at man også skal søke blant inaktive kunder. Anonymiserte kunder vil dukke opp ved søk etter ordre/faktura.
- Siden det ikke er mulig å sjekke leverandører, med kontaktpersoner, mot aktivitet (tilbud/ordre), må disse anonymiseres manuelt.
Nytt bilde: Personvern (under Kontakt-meny)
Innstillinger-knapp: Alle kunder som ikke har hatt aktivitet ila det antall måneder som settes her, vil slettes/anonymiseres. Verdiene bestemmes av utleier.
Bulk-anonymisering vil ta lang tid! La programmet jobbe til prosessen er ferdig! Det vises kun 1000 linjer i søkeresultatet, så om man anonymiserer de 1000 som listes opp, så må man kjøre søket på nytt for å få frem de neste 1000 kundene.
Privatkunder og kontaktpersoner:
- Det er kun mulig å anonymisere privatkunder (ikke bedriftskunder) fra dette bildet
- Det listes kontaktpersoner fra både privatkunder og bedriftskunder
- Ved bulk-anonymisering av kunder/kontaktpersoner, baseres utplukket på antall måneder siden sist aktivitet. Aktivitet tar utgangspunkt i:
- For ordre med leielinjer: Siste leiedato (ikke betalbare dato) og fakturadato (evt. eksport til regnskap må være kjørt)
- For ordre med tjenester og salg: Leveringsdato og fakturadato (evt. eksport til regnskap må være kjørt)
- For tilbud (uavhengig av status): Tilbudets gyldighetsdato
Brukere
- Her dukker det opp brukere som er satt inaktive og som ikke er merket av for Ansatt eller Bruker
Fakturaer:
- Ifølge bokføringsloven skal alle regnskapsbilag (faktura/kreditnota) tas vare på i 5 år. Under Innstillinger-knapp kan man legge inn en grenseverdi som gjør at alle faktura eldre enn x antall regnskapsår, skal anonymiseres. Systemet regner da x antall år tilbake fra 1. januar, inneværende år.
- Anonymisering av en faktura er ikke reverserbart!
- Det tas ikke hensyn til siste aktivitet eller avhukning for samtykke, ved anonymisering av faktura. Rutinen tar for seg alle faktura som er gamle nok, uansett kunde, aktivitet og/eller andre forhold.
- Det skilles ikke mellom bedriftskunder eller privatkunder ved anonymisering av faktura.
- Det er kun person-/kundedata på fakturaen som anonymiseres. Fakturalinjene endres ikke.
- Anonymisering av en faktura medfører ikke at tilhørende kunde anonymiseres. Anonymisering av kunde og faktura er 2 ulike rutiner som ikke påvirker hverandre.
Bulk-anonymisering vil ta lang tid! La programmet jobbe til prosessen er ferdig!
OPPBEVARING AV KUNDEDATA BASERT PÅ SAMTYKKE
Det er mulig å merke av på privatkunder og per kontaktperson, at personen samtykker til lagring av persondata. Dette betyr at personen samtykker til at hans/hennes personopplysninger kan tas vare på lengre enn din standard beskrevne oppbevaringstid ref. din personvernerklæring. Hvor lenge du da kan ta vare på kundeopplysningene, er opp til hvert enkelt utleieselskap å definere og begrunne.
Per i dag er det ingen funksjonalitet i Onlet for innhenting av samtykke fra registrerte kunder. Dette må den enkelte Onlet-kunde selv etablere rutine for.
Utlevering av data
Det er per i dag ikke laget egne funksjoner for uthenting av all kundehistorikk fra Onlet. Men, Intershare bistår ved uthenting om dette skulle bli aktuelt. Det er 30 dagers varslingstid ifht en slik uthenting.