Innkjøpsmodulen muliggjør bestilling av produkter fra dine leverandører ved at det opprettes en innkjøpsordre som sendes på e-post til leverandøren. Man markerer at innkjøpsordren bekreftes av leverandør og bestilte produkter opprettes i Onlet.
Man håndterer mottak av varer og mulighet for å følge opp at fakturaen fra leverandør faktisk stemmer med det man har mottatt.
Et eget oppfølgingsbilde gir deg en god oversikt over statusene på dine innkjøpsordre, hva og hvem som har bestilt, når produktene er forventet inn, hva som er mottatt osv.
Formål med innkjøpsoversikten
Fra denne siden kan brukeren:
- Filtrere innkjøp etter status, dato, leverandør og innkjøper
- Bruke hurtigfiltre for vanlige oppfølgingsbehov
- Avgrense visningen per lager
- Åpne et innkjøp for detaljbehandling
- Opprette et nytt innkjøp
Hovedområder på siden
1. Filterfelt øverst
Det er mulig å filtrere på blant annet:
- Innkjøpstype
- Innkjøpstatus
- Linjestatus
- Returstatus
- Leveransedato fra og til
- Innkjøpsnummer
- Ordre
- Leverandør
- Innkjøper
- Fakturastatus
Knapper:
- Nullstill: fjerner aktive filtre
- Oppdater: oppdaterer listen med valgte filtre
2. Hurtigfiltre
Til venstre finnes ferdige utvalg for rask filtrering:
- Alle
- Leveranser denne uken
- Leveranser neste uke
- Forsinkede leveranser
- Kansellerte leveranser
- Alt mottatt eks. faktura
- Feil på leverandørfaktura
3. Lagerfilter
Visningen kan også begrenses per region/avdeling/lager, for eksempel:
- Nord
- Sør
- Vest
4. Resultatliste
Innkjøpene vises i en tabell med kolonner som:
- Innkjøpsnr.
- Innkjøpstatus
- Linjestatus
- Returstatus
- Leverandør
- Produkt
- Antall
- Leveransefrist
- Innkjøpstype
- Innkjøper
- Ordrer
Vanlig arbeidsflyt
- Velg ett eller flere filtre øverst, eller bruk et hurtigfilter
- Klikk Oppdater ved behov
- Gå gjennom resultatlisten
- Klikk på pilen foran en rad for å åpne detaljvisning
- Klikk Nytt innkjøp for å opprette et nytt innkjøp
Detaljvisning
Når en rad åpnes, vises et detaljpanel med informasjon og handlinger for valgt innkjøp.
Detaljpanel for et valgt innkjøp med leverandørinformasjon, status og linjeoppfølging.
Panelet inneholder typisk:
- Type: Innkjøp eller Kryssleie
- Leverandør og kontaktperson
- Innkjøper
- Dato
- Innkjøpstatus
- Valuta
- Betalingstid
- Merknad
Tilgjengelige handlinger kan være:
- Send
- Dupliser
- Avbestill
- Komm.historikk
- Åpne innkjøpet i egen side
For linjene i innkjøpet kan brukeren også se og oppdatere:
- Leveransefrist
- Lager
- Bestilt, mottatt og rest
- Enhetspris og rabatt
- Merknad
- Bekreft linje
Det finnes også egne faner for:
- Bestilling
- Mottak
- Faktura
Tilgangsmal
Lese- og redigertilgang til innkjøpsmodulen finnes under firmainnstillinger > fanen tilgangsmal.
Praktiske merknader
- Noen innkjøp har en Ordrer-knapp i tabellen for tilknyttede ordre.
- Statusfeltene gjør det enkelt å skille mellom for eksempel ikke sendt, bekreftet, delmottatt og ferdig.
- Returstatus er særlig relevant for kryssleie.