Man kan opprette et nytt innkjøp fra:
- Innkjøpsoversikten
- Ressursstyringsbildet
- Gruppestrukturen (siste gruppenivå)
- Ordrebildet (egen artikkel)
Opprett innkjøp fra innkjøpsoversikten
Trykk på knappen "Nytt innkjøp". Valget står standard til typen "innkjøp". Velg leverandør og hvilke produkter man ønsker å bestille. Man kan velge en gruppe (siste gruppenivå), en modell eller et produkt som grunnlag for bestillingen. Når man er ferdig med å legge inn ønsket produkt/produkter trykker man på "Opprett" knappen.
Trykk på det blå informasjonsikonet for å få opp regelsettet for opprettelse av innkjøp:
Leverandørens produktnummer, produktbeskrivelse og pris må legges inn manuelt før man sender bestillingen til leverandøren. Legg også inn ønsket leveransefrist og evt. merknad.
Tips: Man kan legge inn foretrukket leverandør på siste gruppe-, modell- og produktnivå. Da vil denne informasjonen legges inn automatisk ved opprettelse av nye innkjøp slik at man slipper å legge inn informasjonen manuelt hver gang.
Send bestilling til leverandør
Når man har lagt inn relevant informasjon kan man trykke på "Send" knappen for å sende bestillingen på e-post til leverandøren. Her kan man også forhåndsvise eller skrive ut/lagre PDF.
Bekreft bestilling
Når man har fått bekreftelse fra leverandøren trykker man på den oransje knappen "Bekreft". Knappen blir da grønn med teksten "Bekreftet". Fanen "Mottak" og "Faktura" blir da tilgjengelig for redigering. Produktet blir opprettet og ligger tilgjengelig for bestilling i ressursstyringsbildet og produktsøk. Men man får ikke levert produktet ut på en pakkseddel før man har mottatt det.
Når man trykker seg inn i mottaksfanen ser man at produktet har blitt opprettet og fått et nummer (hentes fra nummerserien) og beskrivelse (hentes fra grunnlaget). Dette kan man overstyre hvis ønskelig. Man kan også se om man har opprettet ordre på produktet og man kan trykke på knappen med bilde av en truck for å åpne produktkortet.
Produktkortet > fanen Lagerbevegelser. Her ser man at det har blitt opprettet en innregistrering som er koblet mot innkjøpet. Det er avtalt leveringsfrist som er utgangspunktet for innregistreringsdatoen. Antall "inn "står til 0 helt til man mottar produktet.
Produktet ligger tilgjengelig i ressursbildet fra avtalt leveringsfrist og man kan opprette fremtidige bestillinger.
Jeg får opprettet en bestilling, men får beskjed om at produktet enda ikke er på lager:
Man blir stoppet når man prøver å endre status fra bestilt til levert på pakkseddel:
Mottak
Når produktet har ankommet lageret setter man et hukk for mottatt her:
Når man har huket av for "Mottatt" på innkjøpet får man lov til å endre status på pakkseddel fra bestilt til levert:
Faktura
I fanen "Faktura" kan man registrere om faktura er OK eller om det er feilfakturert. Man kan legge inn fakturanummer og merknad.
Tips: Har man flere innkjøpslinjer kan man merke alle (eller ønskede linjer) og trykke på knappen "Godkjenn faktura", slik at alle linjer blir godkjent i en prosedyre.
Opprett innkjøp fra ressursstyringsbildet
I ressursstyringsbildet kan man opprette et nytt innkjøp ved å enten trykke i kalendervisningen eller ved å trykke på produktetnummeret/produktbeskrivelsen. Hvis man trykker i kalenderen på en spesifikk dato velges datoen automatisk inn i feltet for leveransefrist. Men man kan overstyre alle verdier. Prosedyren for opprettelse er det samme som beskrevet over.
Opprett innkjøp fra siste gruppenivå
Opprettelse av nytt innkjøp kan også gjøres når man står på siste gruppenivå i trestrukturen ved å trykke på knappen "Nytt innkjøp" øverst på høyre side.
Avbestilling av innkjøp eller innkjøpslinje
Man kan avbestille hele innkjøpet i bestillingsfanen så lenge ingen av produktene er mottatt.
Man kan avbestille innkjøpslinjer som er bekreftet i mottaksfanen ved å trykke på knappen med de tre prikkene.
Har man mottatt produktet er det ikke lenger mulig å avbestille:
Har man enda ikke bekreftet innkjøpslinjen har man mulighet til å slette den her: